Por que criar o próprio CRM em vez de assinar um?
CRM pronto é feito para a empresa média. Ele vem com dezenas de campos que ninguém preenche, etapas com nomes que não são os seus e relatórios que respondem perguntas que você não fez. A equipe, então, volta para a planilha, e o CRM vira mensalidade parada.
Um CRM feito pela própria empresa tem só o que ela usa, com as palavras dela. E quando o processo muda, quem muda o sistema é quem vive o processo, numa conversa com a IA, no mesmo dia.
O que a primeira versão do CRM precisa ter?
| Parte | O que faz | Primeira versão? |
|---|---|---|
| Contatos | Nome, empresa, telefone, origem e responsável. | Sim |
| Funil | As etapas da sua venda, com arrastar de uma para outra. | Sim |
| Histórico | O que foi conversado, quando e por quem. | Sim |
| Painel | O que está parado há mais de X dias, por responsável. | Sim |
| WhatsApp e e-mail | Mensagem enviada e recebida dentro do CRM. | Segunda versão |
| Automações | Lembrete de retorno, tarefa criada sozinha. | Segunda versão |
Como descrever o CRM para a IA?
Adapte o modelo abaixo trocando as partes genéricas pelas da sua empresa. Quanto mais específico, mais perto do certo a primeira versão sai.
- Objetivo: acompanhar cada oportunidade de venda do primeiro contato ao fechamento.
- Quem usa: vendedores (veem só os próprios contatos) e gerente (vê tudo e o painel).
- Contato: nome, empresa, telefone, e-mail, origem (indicação, site, Instagram, evento) e responsável.
- Etapas do funil: Novo contato, Conversa iniciada, Proposta enviada, Negociação, Fechado ganho, Fechado perdido.
- Regras: todo contato tem um responsável; ao mover para Fechado perdido, o motivo é obrigatório.
- Histórico: cada contato tem uma linha do tempo de anotações com data e autor.
- Painel: oportunidades paradas há mais de 7 dias, agrupadas por vendedor.
- Pronto quando: um vendedor cadastra um contato, move pelo funil e o gerente vê no painel, sem ajuda.
Por que esse formato funciona está em como escrever a especificação que a IA entende.
O que deixar para a segunda versão?
Tudo o que depende de outro sistema. Integrar com WhatsApp, e-mail ou o ERP é possível, e eu mostro como no último módulo do curso, mas só faz sentido depois que a equipe usa o básico. Se ninguém cadastra contato, automação nenhuma resolve. Quando chegar a hora do WhatsApp, leia como automatizar o atendimento sem perder o cliente.
Como saber se o CRM deu certo?
- A equipe usa sem ser cobrada. Esse é o teste que importa.
- A planilha antiga parou de ser atualizada.
- Você responde em segundos quantas propostas estão paradas e com quem.
- A primeira mudança pedida pela equipe foi feita no mesmo dia.
Como adaptar o funil ao seu tipo de venda?
As etapas do funil são a parte que mais muda de uma empresa para outra, e a que mais importa acertar. Alguns pontos de partida, para ajustar com a sua equipe:
| Tipo de negócio | Etapas sugeridas |
|---|---|
| Serviço sob orçamento | Contato, Visita ou diagnóstico, Orçamento enviado, Negociação, Fechado |
| Venda para empresas | Contato, Reunião marcada, Proposta, Aprovação interna do cliente, Contrato |
| Clínica ou consultório | Contato, Avaliação agendada, Avaliação feita, Plano apresentado, Em tratamento |
| Escola ou curso | Interessado, Visita ou aula experimental, Matrícula enviada, Matriculado |
| Imobiliária | Contato, Visita, Proposta, Documentação, Assinatura |
Use as palavras que a sua equipe já usa no dia a dia. Se todo mundo diz "orçamento", a etapa não se chama "proposta".
Como fazer a equipe usar o CRM?
- Construa com quem vai usar, e não para quem vai usar. O vendedor que ajudou a descrever o funil defende o sistema.
- Tire a planilha de circulação numa data combinada. Enquanto as duas existirem, a planilha ganha.
- Comece pelo que poupa trabalho: o painel que mostra o que está parado economiza a reunião de segunda-feira.
- Faça o primeiro ajuste pedido pela equipe no mesmo dia. É a prova de que o sistema é deles.
Que ajustes pedir depois da primeira versão?
Estes são pedidos típicos da segunda semana, cada um numa frase, um por vez:
- "Ao mover para Proposta enviada, pedir o valor da proposta."
- "No painel, mostrar o valor total em negociação por vendedor."
- "Permitir filtrar contatos por origem."
- "Quando um contato ficar 7 dias sem anotação, marcar em vermelho."
Se o CRM começar a crescer demais, releia os erros de quem começa no vibe coding: o primeiro deles é justamente esse.
Perguntas frequentes
Dá para importar a planilha de clientes que eu já tenho?
Na maioria dos casos, dá: exporte a planilha em CSV e peça à plataforma para criar a importação. Limpe duplicados e padronize os telefones antes; é mais rápido que corrigir dentro do sistema.
O CRM feito com IA é seguro?
É tão seguro quanto as regras que você define. Ligue o login, dê a cada vendedor acesso só aos próprios contatos e mantenha a conta da plataforma no nome da empresa. Dado pessoal de cliente entra no banco do sistema, com permissão, e não na conversa com a IA.
Quanto tempo leva para ter o CRM funcionando?
A primeira versão, com contatos, funil, histórico e painel, sai numa tarde. É o projeto que a turma constrói nas duas horas de construção do meu curso.